Lokace
12 otázek, které byste si měli položit, než zvolíte novou lokaci pro kancelář
Jestli máte v plánu změnit adresu vaší kanceláře nebo vybíráte své první sídlo, rozhodujete tak zároveň i o svém podnikání. Špatná lokace by vás totiž mohla stát třeba zaměstnance nebo klienty. Tenhle krok je navíc třeba dělat i s ohledem na budoucnost firmy. A protože majitelé nemovitostí preferují nájem v délce tří až pěti let, není na škodu zvážit před podpisem smlouvy tyhle otázky:
Existuje tu prostor pro růst firmy?
Každá společnost musí zvážit nejen své okamžité potřeby, ale i růst a další faktory, které by v průběhu nájmu mohly pozměnit požadavky na prostor. Pokud si nemůžete finančně dovolit extra prostor, který by se vám hodil v případě růstu společnosti, snažte si vyjednat kratší nájemní smlouvy nebo takový bod v nájemní smlouvě, jenž vám dá prioritní právo na vyjednávání o jakémkoli uvolněném sousedním prostoru.
Je to výhodné místo pro mé klíčové zaměstnance?
Zvažte, kde bydlí vaši klíčoví zaměstnanci a zda je pro ně tato lokace výhodná. Dlouhé a drahé dojíždění se může stát časem důvodem, proč si najdou zaměstnání jinde. Abyste tohle riziko eliminovali, dejte při rozhodování o umístění vašich kanceláří slovo i jim. A v případě, že měníte adresu se zeptejte: Kolik zaměstnanců vás opustí kvůli změně lokality?
Jak daleko je MHD a školka?
Důležitá, ne-li přímo klíčová je dostupnost MHD, vlakového nádraží či letiště. Dostatek parkovacích míst nejen pro auta, ale třeba také pro kola patří mezi priority, které by firma měla vzít v potaz. A u MHD a parkování to nekončí. Je v blízkosti školka, škola, pošta, možnost nakupování? Do kolika kaváren se dá snadno dojít? Čím více služeb v dosahu, tím lépe. Stále více se myslí na cyklisty. Standardem jsou šatny a sprchy či dobíjecí stanice a vyhrazená stání pro elektromobily.
Kde jsou vaši klienti?
Centrum města, nebo jeho periferie? Přijedou za vámi klienti i na hůře dostupnou adresu? Odradí je, že nebudete v centru? Musíte být blízko k nim, protože čas jsou peníze. Ne všichni budou nadšeni z dlouhého dojíždění za jednáním o byznysu… Zvlášť když jim konkurence nabídne srovnatelné podmínky. Pokud se z městské lokace přestěhujete do levnějších prostor na předměstí, rozmyslete si, zda výhodu nižších nákladů nezabijete úbytkem klientů. V éře videokonferencí se to sice nezdá důležité, bez osobního jednání ale byznys často neuděláte. Myslete na prestiž vaší společnosti. Pokud potřebujete být opravdu hodně vidět, volte prestižní adresy. Srovnávejte také lokalitu kancelářských prostor konkurence.
Vysílá kancelář správný signál?
Při výběru nové lokace přemýšlejte také o vzkazu, který chcete vysílat navenek. Vaše prostory totiž nejsou jen prostorem pro práci, ale i signálem, kolik vyděláváte. Jsou společnosti, které utrácejí velké peníze za okázalé prostory, na něž jsou také patřičně hrdé, a svým zákazníkům je rády předvádějí. Ti se ale mohou ptát, jestli jim za poskytované služby neplatí náhodou víc, než je nutné. A opačně, pokud příliš šetříte, lidé mohou pochybovat o finančním zdraví vaší firmy.
Nejsou tu skryté náklady?
Spočítejte si celkové náklady na pronájem prostoru, což znamená nájem, služby, náklady na stěhování a další, co nemusí být hned zřejmé – například náklady na renovaci stávajících prostor. Abyste riziko skrytých nákladů co nejvíce snížili, zvažte služby profesionálního makléře, který vaše celkové výdaje vyhodnotí lépe.
Jak to vypadá s parkováním?
Ptejte se, kolik je v lokaci dostupných parkovacích míst i jaké jsou potenciální náklady pro zaměstnance a zákazníky. Jestliže je situace s parkováním napjatá, existuje v okolí jiné místo, kde mohou zaměstnanci zaparkovat, když přijedou důležití klienti?
Jsou vaše kanceláře bezbariérové?
Povinnost upravit prostory tak, aby byly přístupné i lidem s postižením, sice zákon – aspoň v případě staveb, které nejsou předmětem občanské vybavenosti – neukládá, nicméně to patří k dobrému tónu a v očích klientů získáte body navíc. Nemluvě o tom, že důležitým členem vašeho týmu se jednou může stát právě vozíčkář.
Uvažovali byste o sdílení kanceláře?
Sdílení kanceláře s jinou společností šetří peníze nejen na nájemném, ale i náklady na společné prostory, jako jsou kuchyně a koupelny. Pro získání referencí je ideální sdílet kanceláře s komplementárním byznysem, jako je například architekt se stavební firmou nebo PR společnost s web designéry. Mezi nájemci by měla existovat formální dohoda, i kdyby se uzavírala z měsíce na měsíc. Pokud pro vás bude tahle volba výhodná, dejte si pozor, aby nájemní smlouva na sdílené prostory nevypršela v blízké budoucnosti.
Co když firmu prodáte v průběhu trvání nájmu?
Pokud uvažujete o prodeji své firmy, ujistěte se, že nájemní smlouva jasně definuje odpovědnost vlastníka budovy. Mnoho nájemních smluv totiž od stávajících majitelů společnosti vyžaduje nést v budoucnu odpovědnost za možnost, že nový majitel firmy nájem vypoví.
Vypršení smlouvy a zvýšení nájemného
Poslední věc, kterou asi chcete, je usadit se v prostoru a těsně před vypršením nájmu zjistit, že majitel chce prostor pronajmout někomu jinému nebo zvýšit cenu nájemného. To byste si měli v původní smlouvě ošetřit. Ačkoli jsou ceny nájemného obvykle nově sjednány v době obnovení smlouvy, můžete v původní smlouvě trvat na tom, že případné zvýšení nebude činit víc než 5 %.
Kolik máte času?
Než začnete s výběrem kanceláří, rozmyslete se, co vlastně hledáte, jaký koncept je pro vaši firmu nejvhodnější. A nechte si na výběr dost času. Rok není pro větší firmu vůbec přehnaný čas, ač se tak může na první pohled zdát. „Firmy poptávající stovky metrů čtverečních by měly určitě začít rok předem, u společností poptávajících tisíce metrů čtverečních je to i otázka několika let,“ říká Richard Curran z CBRE. A opravdu potřebujete jen kanceláře, nebo i skladovací prostory či reprezentativní showroom? V tom případě zvažte takové lokality a projekty, které už s podobným rozvržením potřeb dopředu počítají.