Chytrá
kancelář

V chytré kanceláři si váš počítač i mobil zaslouží i chytré aplikace. My jsme vybrali pár z nich, které by vám měly usnadnit pracovní den.

Threema

Součástí práce je samozřejmě i komunikace. A občas potřebujete komunikovat zabezpečeně, tzn. zprávy šifrovat, aby se k nim nedostal někdo nepovolaný, třeba když sedíte v kavárně a popíjíte své oblíbené latté. Velice populární je v dnešní době Threema, která konkuruje řešením, jako je Whatsapp, a navíc přidává bezpečnostní vrstvu. To znamená, že zprávy od vás odcházejí ve zdánlivě nečitelné podobě, takže i kdyby je někdo zachytil, moc si nepočte. A pokud věříte švýcarským majitelům, kteří vaše zprávy hlídají, máte rozhodně vyšší zabezpečení komunikace, než třeba klasické SMS. Threema je dostupná pro Android, iOS i Windows Phone.

Dlužníček

Znáte to: jdete s kamarády nebo kolegy na oběd a někdo si zapomněl peněženku nebo v restauraci zrovna neberou karty. Tak za něj útratu "zatáhnete", ale svoje peníze už nikdy zpátky neuvidíte – kamarád či kolega na dluh prostě zapomene. Proto se do ustálených kolektivů a týmů hodí aplikace Dlužníček, která spravuje společné výdaje uživatelů. Vždycky tak budete vědět, kdo komu kolik dluží a proč.

Fakturoid 

Tahle aplikace na online faktury zjednoduší život malým firmám a živnostníkům – lehce se spravují a ještě snadněji se kopírují. Nemusíte tak držet vzory faktur z jiných aplikací, ve Fakturoidu je máte přehledně všechny na jednom místě. Po přihlášení umožní snadno zkontrolovat došlé platby, vystavit fakturu nebo zavolat klientovi, který potřebuje připomenout platbu. Aplikaci stáhnete v App Storu a na Google Play. Uživatelé Windows Phone mohou jako alternativu použít třeba idoklad.cz.

Microsoft Office Mobile

Online kancelářský balík už nepatří výhradně jen pod platformu Windows, od loňska funguje i na zařízeních s Androidem i iOS. I na mobilu nebo tabletu tak můžete plnohodnotně využít Word, Excel nebo PowerPoint, tak jako jste zvyklí v počítači. Díky synchronizaci přes Cloud navíc můžete pokračovat v rozdělané práci odkudkoli. Mimochodem, pro osobní užití je mobilní kancelářský balík zadarmo.

SwiftKey X

Na první pohled je to jen alternativní virtuální klávesnice pro zařízení s Androidem. Jenže má zásadní vlastnost: učí se z toho, co píšete. Jinými slovy umí na základě toho, co jste v minulosti napsali, předpovídat, co budete chtít napsat jako další slovo. Pokud se vám tak stává, že píšete stejný nebo podobný text, bude se vám tahle funkce hodit. A ve SwiftKey si můžete upravit všechno možné od podbarvení klávesnice přes emotikony až po velikost písma. Tuhle aplikaci si stáhly desítky milionů uživatelů a CNN ji zařadila do kategorie „must-have“.

Slack 

Pokud vám došla trpělivost s e-mailem nebo vám prostě na úrovni týmu přijde nepřehledný, tak pravděpodobně potřebujete Slack. Jde o komunikační nástroj, ve kterém jste v rámci webového rozhraní či mobilní aplikace ve svém týmu schopni sledovat jednotlivé kanály, které jsou zaměřené na konkrétní oblasti v rámci firmy. Jinak řečeno, Slack si můžete představit jako klasické diskusní fórum s několika vlákny, přičemž vy můžete definovat, kdo má do jakého vlákna přístup. Hlavním benefitem je rychlejší a především kvalitnější komunikace než klasické přeposílání v e-mailu. Samozřejmostí je rychlé vyhledávání a napojení na služby třetích stran, jako je Dropbox, Google Apps, Asana, Twitter a další. A přehlednost. Poznámka na závěr, většina společností, které Slack nasadily, si pochvaluje především snížení počtu e-mailů a přehlednost. Na druhou stranu dodávají, že aby byl přerod úspěšný, musí na Slacku fungovat všichni, nikoliv jen polovina týmu.

Paper by 53

Samozřejmě existují tuny vyladěných "Get Things Done" aplikací, ale možná patříte do skupiny lidí, kteří mají rádi super jednoduchá řešení a zároveň jim je blízký papír. Pokud ano, tak je Paper by 53 jasnou volbou (pokud vlastníte iPhone). Tahle geniální aplikace má historicky silnou pozici v oblasti kreslicích programů. Nabízí jednoduché rozhraní, kde můžete dělat náčrtky, kreslit grafy či diagramy a přitom se neztrácíte ve složité nabídce paletek a tlačítek. Nově uvedená verze přináší novinku v podobě přidávání fotografií, do nichž můžete kreslit, anotovat či z nich objekty vyříznout. Dalším překvapením je možnost psaní poznámek (a jedním pohybem prstu je přetvoříte na úkoly) a jejich kombinací s dříve vytvořenými náčrty.

Trello 

Trochu netradiční způsob zpracování projektů v rámci týmu, ale i osobního time managementu nabízí Trello. To přichází se sloupci (metodologie vychází z tzv. Kanbanu, což je systém, který vyvinuli v Toyotě). Každý sloupec reprezentuje určitou část projektu (příprava, realizace, prezentace klientovi) a v rámci sloupce máte karty, které reprezentují jednotlivé události nebo podprojekty. Na každé kartě můžete mít poznámky, úkoly, obrázky apod. Samozřejmě nad celým projektem můžete vést s kolegy diskusi, sdílet soubory nebo celý projekt. V rámci práce pak jednotlivé karty přesouváte mezi sloupci podle toho, jak se posouváte kupředu. Přestože na první pohled může Trello působit poněkud exoticky, jeho hlavní výhodou je vizualizace projektu a sdílení v rámci týmu.

OneNote

Tenhle program nabízí jednoduché a rychle naučitelné prostředí elektronického zápisníku. Jako byste si svoje poznámky dělali klasicky do papírového bloku. OneNote podporuje ručně (prstem či stylusem) psané poznámky a synchronizaci mezi zařízeními, rozpoznávání vyfoceného textu (třeba účtenek z poslední pracovní cesty) a silnou integraci do Microsoft prostředí – ve OneNote si můžete například napsat úkoly a „poslat“ si je do Outlooku a tam jim přidat kategorie a dále je zpracovávat. A ano, funguje i na iPadu.

+ 

Tip Microsoftu: Office Lens